คู่มือการใช้งานฉบับละเอียด — สำหรับหัวหน้าแผนกและผู้ช่วยหัวหน้า

ระบบเวลางาน (welangan)

คู่มือฉบับนี้อธิบายการใช้งานสำหรับหัวหน้าแผนกและผู้ช่วยหัวหน้า ทีละปุ่ม ทีละช่อง ครอบคลุมงานอนุมัติ การจัดตารางเวร และการดูรายงาน โดยท่านยังใช้งานเมนูส่วนตัวได้เหมือนพนักงานทั่วไป (ดูรายละเอียดส่วนนั้นจากคู่มือสำหรับพนักงาน)

บทที่ 1 — บทบาทและขอบเขตสิทธิ์

1.1 หัวหน้าและผู้ช่วยคือใคร

หัวหน้าแผนกและผู้ช่วยหัวหน้าไม่ใช่ประเภทสิทธิ์ผู้ใช้ที่แยกต่างหาก แต่เป็นพนักงานที่ได้รับมอบหมายบทบาทเพิ่มเติม โดยเจ้าของบัญชีหรือฝ่ายบุคคลทำเครื่องหมายกำหนดบทบาทให้ในข้อมูลพนักงาน

• หัวหน้าแผนก ดูแลและอนุมัติงานภายในแผนกของตนเอง
• ผู้ช่วยหัวหน้า ทำหน้าที่แทนหัวหน้าได้ในแผนกเดียวกัน เมื่อหัวหน้าเปิดใช้งานสิทธิ์ให้

1.2 ขอบเขตที่ต้องเข้าใจ

• ท่านเห็นและจัดการได้ เฉพาะพนักงานในแผนกของตนเอง ไม่เห็นข้อมูลแผนกอื่น
• ท่าน อนุมัติคำขอของตนเองไม่ได้ หากต้องยื่นลาหรือขอ OT ต้องให้ฝ่ายบุคคลหรือเจ้าของบัญชีอนุมัติ
• ใช้งานได้ทั้งบนคอมพิวเตอร์และโทรศัพท์

1.3 การจัดการผู้ช่วยหัวหน้า (เฉพาะหัวหน้าแผนก)

หากท่านเป็นหัวหน้าแผนก ท่านสามารถมอบหมายและควบคุมสิทธิ์ผู้ช่วยได้

1. เข้าเมนู "จัดการผู้ช่วย" ในพื้นที่ส่วนตัว
2. เลือกพนักงานในแผนกที่ต้องการให้เป็นผู้ช่วย
3. ใช้ปุ่มสลับ "เปิด" หรือ "ปิด" เพื่อเปิดหรือระงับสิทธิ์ผู้ช่วยเมื่อใดก็ได้

เมื่อเปิดสิทธิ์ ผู้ช่วยจะสามารถอนุมัติและจัดการงานในแผนกแทนท่านได้ เมื่อปิดสิทธิ์ ผู้ช่วยจะกลับเป็นพนักงานทั่วไป

บทที่ 2 — การอนุมัติคำขอของลูกทีม

2.1 ศูนย์รวมคำขอที่รออนุมัติ

เข้าเมนู "รอการอนุมัติของทีม" เพื่อดูคำขอทุกประเภทที่ลูกทีมยื่นเข้ามาในที่เดียว โดยแยกเป็นแท็บ ขอลา · แลกเวร · แก้เวลา และอื่นๆ ระบบแสดงเฉพาะคำขอของพนักงานในแผนกของท่าน ท่านสามารถเข้าที่เมนูแต่ละประเภทโดยตรงก็ได้เช่นกัน

2.2 การอนุมัติการลา

1. เข้าเมนู "การลา" จะเห็นรายการคำขอลา แสดง ชื่อพนักงาน ประเภทการลา วันที่ และสถานะ
2. กดที่รายการเพื่อดูรายละเอียด ตรวจสอบวันที่และเหตุผล
3. กดปุ่ม "อนุมัติ" หรือ "ปฏิเสธ" พร้อมกรอก เหตุผล ประกอบการพิจารณา

การอนุมัติลาจะไปกำหนดว่าวันนั้นเป็นวันลา ระบบจะไม่นับเป็นขาดงาน และหากเป็นการลาที่มีสิทธิ์จะไม่ถูกหักเงิน

2.3 การอนุมัติการทำงานล่วงเวลา (OT)

เข้าเมนู "ทำงานล่วงเวลา" ดูคำขอ OT ของลูกทีม ตรวจสอบ วันที่ ประเภท (อัตรา 1.5 / 2 / 3 เท่า) และจำนวนชั่วโมง แล้วกด "อนุมัติ" หรือ "ปฏิเสธ" พร้อมเหตุผล เมื่ออนุมัติแล้ว ค่า OT จะถูกนำไปคำนวณในเงินเดือนของพนักงานอัตโนมัติ

2.4 การอนุมัติการแลกเวร

เข้าเมนู "แลกเวร" เมื่อลูกทีมขอแลกเวรและเพื่อนที่ถูกขอกดตอบรับแล้ว คำขอจะมาถึงท่านเพื่ออนุมัติขั้นสุดท้าย ตรวจสอบว่าการแลกไม่กระทบการทำงาน แล้วกด "อนุมัติ" หรือ "ปฏิเสธ"

2.5 การอนุมัติการขอแก้ไขเวลา

เมื่อลูกทีมลืมบันทึกเวลาและยื่นขอแก้ไข คำขอจะแสดงในแท็บ "แก้เวลา" ท่านตรวจสอบเวลาที่ขอแก้ เหตุผล และหลักฐานที่แนบมา แล้วกด "อนุมัติ" หรือ "ปฏิเสธ" เมื่ออนุมัติ เวลาของพนักงานจะถูกแก้ไขให้ถูกต้อง

บทที่ 3 — การจัดตารางเวร

เข้าเมนู "ปฏิทินรอบการทำงาน" เพื่อจัดตารางการทำงานของพนักงานในแผนก ระบบออกแบบให้จัดตารางแบบ "ระบายพู่กัน" ซึ่งสะดวกและรวดเร็ว

3.1 การเลือกแผนกและช่วงเวลา

ด้านบนของหน้าจะมีตัวเลือก "แผนก" และ "สาขา" ให้เลือกกลุ่มที่ต้องการจัด และตัวเลือกเดือน (เช่น "เดือนนี้") เพื่อเลื่อนดูช่วงเวลา

3.2 การใช้พู่กันระบายกะ

แถบ "พู่กัน" ด้านบนมีรูปแบบให้เลือกระบายลงปฏิทิน โดยแต่ละแบบมีความหมายต่างกัน

วิธีระบาย เลือกรูปแบบจากแถบพู่กันก่อน แล้วแตะหรือ ลากคลุม ช่องวันของพนักงานในปฏิทิน รูปแบบที่เลือกจะถูกใส่ลงในช่องนั้น การลากคลุมช่วยระบายหลายวันพร้อมกันได้

3.3 ปุ่มควบคุมการจัดกะ

• ปุ่ม "ย้อนกลับ" ยกเลิกการระบายครั้งล่าสุด (แก้หากระบายผิด)
• ปุ่ม "ล้าง" ล้างการระบายที่ยังไม่บันทึก
• ปุ่ม "บันทึก" — สำคัญมาก ต้องกดเพื่อยืนยันตารางเวร มิฉะนั้นการระบายจะไม่ถูกบันทึก

3.4 การดูแบบตารางและการพิมพ์

• ปุ่ม "ตาราง" สลับไปดูแบบตารางรวม เห็นภาพรวมทั้งทีมในมุมมองเดียว
• ปุ่ม "พิมพ์" พิมพ์ตารางเวรออกมาเป็นเอกสาร

3.5 หมายเหตุเรื่องวันหยุดกับค่าตอบแทน

การจัดกะให้พนักงานทำงานในวันหยุด ระบบจะทำเครื่องหมายพิเศษไว้ เพื่อให้การคำนวณค่าตอบแทนวันหยุด (อัตรา 2 เท่า หรือ 3 เท่าหากเป็น OT) ถูกต้องในรอบเงินเดือน

บทที่ 4 — การดูรายงานของแผนก

เข้าเมนู "รายงานรวม" เลือกช่วงวันที่ที่ต้องการ ระบบจะแสดงข้อมูล เฉพาะพนักงานในแผนกของท่าน เช่น สถิติการมาทำงาน การมาสาย การลา และการทำงานล่วงเวลา ท่านสามารถกด "ส่งออก" เพื่อดาวน์โหลดเป็นไฟล์ไปใช้ต่อได้ ข้อมูลนี้ช่วยให้ท่านบริหารกำลังคนในแผนกได้ดีขึ้น

บทที่ 5 — การใช้งานเมนูส่วนตัว

ในฐานะพนักงานคนหนึ่ง ท่านใช้งานเมนูส่วนตัวได้ครบถ้วน ทั้งการลงเวลา การยื่นลา การขอ OT การแลกเวร การดูสลิป การจัดการบัญชีธนาคาร ค่าลดหย่อน ครอบครัว โปรไฟล์ ลายเซ็น การอ่านประกาศ การใช้แชท และการแจ้งเตือน วิธีใช้งานทีละปุ่มทีละช่องของส่วนนี้ ดูได้จากคู่มือสำหรับพนักงาน

ข้อควรจำ คำขอที่ท่านยื่นเอง เช่น การลาหรือ OT ต้องให้ฝ่ายบุคคลหรือเจ้าของบัญชีอนุมัติ ท่านอนุมัติของตนเองไม่ได้

บทที่ 6 — คำถามที่พบบ่อย

เหตุใดจึงไม่เห็นข้อมูลแผนกอื่น เป็นไปตามการออกแบบ หัวหน้าและผู้ช่วยเห็นเฉพาะข้อมูลในแผนกของตนเอง

เหตุใดจึงอนุมัติคำขอของตนเองไม่ได้ เพื่อความโปร่งใส ผู้ยื่นและผู้อนุมัติต้องเป็นคนละคน

ระบายกะแล้วทำไมหาย เพราะยังไม่ได้กดปุ่ม "บันทึก" การระบายจะถูกเก็บก็ต่อเมื่อกดบันทึกแล้ว

ผู้ช่วยหัวหน้าทำอะไรได้บ้าง ทำหน้าที่แทนหัวหน้าได้ในแผนกเดียวกันเมื่อหัวหน้าเปิดสิทธิ์ให้ และหัวหน้าปิดสิทธิ์ได้ทุกเมื่อ

ใครกำหนดว่าใครเป็นหัวหน้าหรือผู้ช่วย เจ้าของบัญชีหรือฝ่ายบุคคล ผ่านการตั้งค่าบทบาทในข้อมูลพนักงาน