คู่มือการใช้งานฉบับละเอียด — สำหรับเจ้าของบัญชีและผู้ดูแลระบบ

ระบบเวลางาน (welangan)

คู่มือฉบับนี้อธิบายการใช้งานสำหรับเจ้าของบัญชี ทีละปุ่ม ทีละช่อง เจ้าของบัญชีทำได้ทุกอย่างที่ฝ่ายบุคคลทำได้ (การจัดการพนักงาน การคำนวณเงินเดือน งานภาษี รายงาน ดูได้จากคู่มือฝ่ายบุคคล) และมีสิทธิ์เพิ่มเติมเฉพาะที่อธิบายในเล่มนี้ แนะนำให้ใช้งานผ่านคอมพิวเตอร์

บทที่ 1 — ภาพรวมและการตั้งค่าเริ่มต้น

1.1 โครงสร้างและวงจรการทำงาน

ระบบจัดข้อมูลเป็นชั้น เริ่มจากกลุ่มบริษัท (บัญชีของท่าน) → บริษัท (มีได้หลายบริษัท) → แผนก (ซ้อนชั้นได้ไม่จำกัด) → ตำแหน่ง → พนักงาน วงจรแต่ละเดือนคือ พนักงานลงเวลา → ระบบตรวจจับความผิดปกติ → ฝ่ายบุคคลยืนยัน → คำนวณเงินเดือน → ปิดรอบ → จ่ายเงิน

1.2 ตัวช่วยตั้งค่า (Setup Wizard) 12 ขั้นตอน

เมื่อเริ่มใช้งานครั้งแรก ระบบมีตัวช่วยตั้งค่าที่พาทำทีละขั้นตามลำดับที่ถูกต้อง พร้อมแถบความคืบหน้าแสดงเปอร์เซ็นต์ ท่านข้ามขั้นใดไว้ก่อนแล้วกลับมาทำภายหลังได้ที่หน้า "รายการตั้งค่าที่ต้องทำ" (Setup Checklist) โดยมีปุ่ม "ข้าม" และทำเครื่องหมายว่าเสร็จ

ลำดับขั้นในตัวช่วย ได้แก่ ข้อมูลบริษัท → แผนก → ตำแหน่ง → รอบการทำงาน (กะ) → วันหยุด → ประเภทการลา → เกณฑ์เวลา (มาสาย/ครึ่งวัน/ขาด) → วิธีลงเวลา → ตั้งค่าเงินเดือน → อัตรา OT → เพิ่มพนักงาน แต่ละขั้นคือการตั้งค่าเดียวกับเมนูปกติ เพียงแต่จัดเรียงให้ทำต่อเนื่อง

ต้องสร้างแผนกและตำแหน่งก่อน จึงจะเพิ่มพนักงานได้

บทที่ 2 — การจัดการบริษัท

2.1 ข้อมูลบริษัท

เข้าเมนู "บริษัท" กด "แก้ไข" หรือ "เพิ่มบริษัท" แล้วกรอกตามตาราง

หากมีหลายนิติบุคคล เพิ่มได้มากกว่าหนึ่งบริษัทในกลุ่ม กด "บันทึก" เมื่อกรอกครบ

2.2 ตราสัญลักษณ์และรูปแบบเอกสาร (Branding)

เข้าเมนู "บริษัท" แล้วไปที่ส่วน "ตราสัญลักษณ์" (Branding) ตั้งค่าได้ดังนี้

กด "บันทึก" เพื่อเก็บการตั้งค่า

2.3 ผู้ลงนามในเอกสาร (Signer)

เข้าส่วน "ผู้ลงนาม" (Signer) เพื่อกำหนดผู้มีอำนาจลงนามในเอกสารภาษีและหนังสือรับรอง

กดปุ่ม "แสดง" เพื่อดูตัวอย่างตำแหน่งลายเซ็นบนเอกสารก่อนใช้จริง แล้วกด "บันทึก"

บทที่ 3 — โครงสร้างองค์กรและพนักงาน

การสร้างแผนก ตำแหน่ง และการเพิ่มพนักงาน เจ้าของบัญชีทำได้เช่นเดียวกับฝ่ายบุคคล แบบฟอร์มพนักงานมี 6 ส่วนครบถ้วน (ข้อมูลส่วนตัว การทำงาน เงินเดือน ภาษีและประกันสังคม ที่อยู่ บัญชีผู้ใช้) ดูรายละเอียดทุกช่องได้จากคู่มือฝ่ายบุคคล บทที่ 3

จุดที่เจ้าของควรใส่ใจเป็นพิเศษคือการกำหนด บทบาทในแผนก ในแบบฟอร์มพนักงาน โดยทำเครื่องหมาย "หัวหน้าแผนก" หรือ "ผู้ช่วยหัวหน้า" เพื่อมอบสิทธิ์ดูแลแผนกให้พนักงานคนนั้น

บทที่ 4 — การจัดการกลุ่มบริษัท

เข้าเมนู "กลุ่มบริษัท" สำหรับกรณีที่ท่านมีหลายบริษัทในบัญชีเดียว

4.1 ภาพรวมกลุ่ม

หน้านี้แสดงภาพรวมทุกบริษัทในกลุ่ม จำนวนพนักงาน และข้อมูลสรุป

4.2 การย้ายพนักงานข้ามบริษัท

เลือก พนักงาน และ บริษัทปลายทาง แล้วกด "ย้าย" เพื่อย้ายพนักงานไปสังกัดอีกบริษัทในกลุ่ม

4.3 การให้และถอนสิทธิ์ข้ามบริษัท

ท่านสามารถ "ให้สิทธิ์" ผู้ใช้เข้าถึงข้อมูลข้ามบริษัท (เช่น ให้ฝ่ายบุคคลดูแลได้หลายบริษัท) และ "ถอนสิทธิ์" เมื่อไม่ต้องการ

บทที่ 5 — การควบคุมและความปลอดภัย (เฉพาะเจ้าของบัญชี)

5.1 การตรวจสอบความผิดปกติ

เข้าเมนู "ตรวจสอบความผิดปกติ" ระบบแสดงรายการการลงเวลาที่ตรวจพบว่าผิดปกติ พร้อมระบุ ระดับความรุนแรง (เช่น ปานกลาง รุนแรง) เช่น การลงเวลานอกพื้นที่ หรือการใช้อุปกรณ์เดียวกันลงเวลาแทนกัน

• กดปุ่ม "ปิด" (Dismiss) ที่รายการที่ตรวจสอบแล้วและไม่มีปัญหา
• หากต้องการนำรายการที่ปิดไปแล้วกลับมาพิจารณาใหม่ กด "คืน" (Restore)

5.2 ประวัติการใช้งาน (Audit Log)

เข้าเมนู "ประวัติการใช้งาน" ดูบันทึกการเข้าใช้งานและการเปลี่ยนแปลงข้อมูลทั้งหมดในระบบ ว่าใครทำอะไรเมื่อใด เพื่อการตรวจสอบย้อนหลังและความโปร่งใส

5.3 การกำหนดสิทธิ์ผู้ใช้

เข้าเมนู "สิทธิ์ผู้ใช้" เลือกพนักงานแล้วกำหนด บทบาท (role) ว่าเป็นฝ่ายบุคคลหรือพนักงานทั่วไป แล้วกด "บันทึก" เจ้าของบัญชีเป็นผู้เดียวที่เปลี่ยนสิทธิ์ผู้ใช้ได้ (บทบาทหัวหน้า/ผู้ช่วยกำหนดผ่านข้อมูลพนักงาน ไม่ใช่ที่นี่)

5.4 ความปลอดภัยและการยืนยันตัวตนสองชั้น (2FA)

เข้าเมนู "ความปลอดภัย" เพื่อตั้งค่าความปลอดภัยของบัญชี รวมถึงการเปิดหรือปิด การยืนยันตัวตนสองชั้น (2FA) เมื่อเปิด ระบบจะขอรหัสยืนยันเพิ่มเติมทุกครั้งที่เข้าสู่ระบบ เพื่อป้องกันการเข้าถึงบัญชีโดยไม่ได้รับอนุญาต

บทที่ 6 — บัญชีและบริการ

6.1 ค่าบริการและการสมัครแพ็กเกจ

เข้าเมนู "ค่าบริการ" ในฐานะลูกค้าผู้ใช้บริการ กรอกและเลือกตามตาราง

สำหรับการออกใบกำกับภาษี (นิติบุคคล) กรอกข้อมูลผู้ซื้อ ได้แก่ ชื่อผู้เสียภาษี · เลขประจำตัวผู้เสียภาษี · ที่อยู่ · สาขา จากนั้นทำการชำระเงินและแนบสลิป ทีมงานจะตรวจสอบและเปิดใช้งานให้ พร้อมออกใบกำกับภาษี

ท่านทำหน้าที่เป็นลูกค้าที่ชำระค่าบริการและรับใบกำกับภาษีเท่านั้น การตั้งค่าภาษีมูลค่าเพิ่ม การสร้างคูปอง และการดูรายงานรายได้ เป็นระบบหลังบ้านของทีมงานผู้ให้บริการ ไม่ใช่ส่วนที่ท่านจัดการ

6.2 ข้อเสนอแพ็กเกจ

เข้าเมนู "ข้อเสนอแพ็กเกจ" ดูข้อเสนอหรือโปรโมชันพิเศษที่ทีมงานเสนอให้ พร้อมปุ่ม "ตอบรับ" หรือ "ปฏิเสธ"

6.3 ศูนย์ช่วยเหลือ

เข้าเมนู "ศูนย์ช่วยเหลือ" แจ้งปัญหาการใช้งานผ่านระบบตั๋ว พูดคุยตอบกลับกับทีมงาน ปิดเรื่องเมื่อแก้ไขแล้ว และให้คะแนนความพึงพอใจ

บทที่ 7 — งานอื่นที่ทำได้เหมือนฝ่ายบุคคล

เจ้าของบัญชีทำงานประจำวัน การจัดการพนักงาน การจัดกะและวันหยุด การตั้งค่าการลงเวลา การคำนวณเงินเดือน งานภาษี และรายงาน ได้ทั้งหมดเช่นเดียวกับฝ่ายบุคคล รวมถึงระบบแชทและการแจ้งเตือน ดูวิธีใช้งานทีละปุ่มทีละช่องของส่วนเหล่านี้ได้จากคู่มือฝ่ายบุคคล

บทที่ 8 — คำถามที่พบบ่อย

เจ้าของบัญชีต่างจากผู้ดูแลระบบของทีมงานเวลางานอย่างไร เจ้าของบัญชีคือลูกค้าผู้สมัครใช้บริการ จัดการทุกอย่างในบริษัทตนเอง ส่วนทีมงานผู้ให้บริการดูแลระบบส่วนกลาง เช่น แพ็กเกจและใบกำกับภาษี ซึ่งเป็นคนละส่วน

มีหลายบริษัทในบัญชีเดียวได้ไหม ได้ ระบบรองรับหลายนิติบุคคลในกลุ่มเดียว พร้อมกำหนดสิทธิ์และย้ายพนักงานข้ามบริษัทได้

ยังไม่พร้อมตั้งค่าทั้งหมด เริ่มใช้ก่อนได้ไหม ได้ ข้ามขั้นที่ยังไม่พร้อมแล้วกลับมาทำภายหลังที่รายการตั้งค่าที่ต้องทำ

ใครเปลี่ยนสิทธิ์พนักงานได้ เฉพาะเจ้าของบัญชี ผ่านเมนูสิทธิ์ผู้ใช้ ส่วนบทบาทหัวหน้า/ผู้ช่วยกำหนดในข้อมูลพนักงาน

หมายเหตุ การตั้งค่าภาษีมูลค่าเพิ่ม การสร้างคูปอง การดูรายงานรายได้ และการจัดการแพ็กเกจ เป็นระบบหลังบ้านของทีมงานผู้ให้บริการเวลางาน ไม่ใช่ส่วนของเจ้าของบัญชี