คู่มือการใช้งานฉบับละเอียด — สำหรับฝ่ายบุคคล (HR)

ระบบเวลางาน (welangan)

คู่มือฉบับนี้อธิบายการใช้งานทุกงานของฝ่ายบุคคล ทีละปุ่ม ทีละช่อง พร้อมสูตรการคำนวณและข้อควรระวัง โดยข้อมูลของแต่ละช่องในแบบฟอร์มจะอยู่ในขั้นตอนนั้นเลย เนื่องจากงานฝ่ายบุคคลมีการกรอกข้อมูลและดูตารางจำนวนมาก แนะนำให้ใช้งานผ่านคอมพิวเตอร์

รายละเอียดการคำนวณเงินเดือนแบบเจาะลึกทุกสูตร ดูเพิ่มได้จากเอกสาร "คู่มือการคำนวณเงินเดือน"

บทที่ 1 — ภาพรวมและวงจรงานประจำเดือน

งานของฝ่ายบุคคลวนตามรอบเดือน โดยมีลำดับสำคัญที่ต้องปฏิบัติ โดยเฉพาะการตรวจสอบการลงเวลาที่ต้องเสร็จก่อนทำเงินเดือนเสมอ

1. ตรวจสอบและยืนยันการลงเวลาให้ครบ
2. อนุมัติคำขอที่ค้าง (ลา, OT, แลกเวร)
3. สร้างรอบเงินเดือนและคำนวณ
4. ตรวจสอบสลิปรายคน
5. ปิดงวด (ล็อกข้อมูล)
6. จ่ายเงินและออกเอกสาร

บทที่ 2 — งานประจำวัน

2.1 การตรวจสอบและยืนยันการลงเวลา

เข้าเมนู "การลงเวลา (ทั้งทีม)" หรือ "ตรวจสอบการลงเวลา" ระบบจะแสดงรายการที่ทำเครื่องหมายอัตโนมัติ เช่น มาสายหรือขาดงาน โดยแสดง ชื่อพนักงาน วันที่ สถานะ และป้าย "รอตรวจ"

• การยืนยัน กดปุ่ม "ยืนยัน" ที่รายการที่ถูกต้อง ข้อมูลจึงจะมีผลต่อการคำนวณเงินเดือน
• การยกเลิก หากรายการไม่ถูกต้อง (เช่น พนักงานมาจริง) กดปุ่ม "ยกเลิก" เพื่อไม่ให้นำไปหักเงิน
• การแก้ไขเวลา กดปุ่ม "จัดการ" เพื่อแก้เวลาที่พนักงานลืมบันทึก โดยระบุเวลาที่ถูกต้องและเหตุผล

สำคัญ ระบบจะหักเงินกรณีมาสายหรือขาดงาน เฉพาะรายการที่ยืนยันแล้ว เท่านั้น ดังนั้นต้องตรวจให้ครบก่อนทำเงินเดือน

มุมมองและเครื่องมือเพิ่มเติม

• สลับดู รายวัน / รายเดือน เพื่อเห็นภาพรวม
• รายการติดธง ระบบตรวจจับการลงเวลาน่าสงสัย เช่น อยู่นอกพื้นที่ หรือใช้อุปกรณ์ร่วมกัน แสดงไว้ให้ตรวจเป็นพิเศษ
• โหมดตู้สแกน (Kiosk) สำหรับตั้งอุปกรณ์ที่หน้างานให้พนักงานสแกนคิวอาร์โค้ดลงเวลา

2.2 การอนุมัติคำขอ

เข้าเมนู "การลา", "ทำงานล่วงเวลา" และ "แลกเวร" แต่ละคำขอมีปุ่ม "อนุมัติ" หรือ "ปฏิเสธ" พร้อมช่องกรอกเหตุผล ฝ่ายบุคคลเห็นคำขอของพนักงานทุกคน (ต่างจากหัวหน้าที่เห็นเฉพาะแผนกตน)

2.3 การจัดการประกาศ

เข้าเมนู "ประกาศ" กด "สร้างประกาศ" แล้วกรอกตามตาราง

หลังสร้างแล้ว ท่านสามารถกด "ปักหมุด" ให้ประกาศสำคัญแสดงด้านบน และดู รายชื่อผู้ที่กดรับทราบ ว่าพนักงานคนใดอ่านแล้วบ้าง

บทที่ 3 — การจัดการพนักงาน

3.1 การเพิ่มพนักงานใหม่ (แบบฟอร์ม 6 ส่วน)

เข้าเมนู "พนักงาน" กดเพิ่มพนักงานใหม่ แล้วกรอกข้อมูลทีละส่วน

ส่วนที่ 1 ข้อมูลส่วนตัว

ส่วนที่ 2 ข้อมูลการทำงาน

ส่วนที่ 3 เงินเดือน

วิธีคำนวณเงินได้ฐาน

• รายเดือนแบบเต็ม = เงินเดือนเต็มจำนวน
• รายเดือนแบบ prorate = เงินเดือน × (วันทำงานจริง ÷ วันทำงานในงวด) เช่น 20,000 × (11÷22) = 10,000
• รายวัน = วันมาจริง × ค่าจ้าง/วัน
• รายชั่วโมง = ชั่วโมงจริง × ค่าจ้าง/ชม.

ส่วนที่ 4 ภาษีและประกันสังคม

ส่วนที่ 5 ที่อยู่และผู้ติดต่อฉุกเฉิน

กรอกที่อยู่ทะเบียนบ้าน (ตำบล อำเภอ จังหวัด รหัสไปรษณีย์) และผู้ติดต่อฉุกเฉิน (ชื่อ เบอร์ ความสัมพันธ์) — ทุกช่องไม่บังคับ นอกจากนี้ยังมีตัวเลือก "ต้องลงเวลาทำงาน" (ปิดได้สำหรับตำแหน่งที่ไม่ต้องลงเวลา) และวันสิ้นสุดทดลองงาน

ส่วนที่ 6 บัญชีผู้ใช้

เลือก "เปิดบัญชีให้ล็อกอิน" หากต้องการให้พนักงานเข้าระบบเองเพื่อลงเวลาและดูสลิป ระบบจะสร้างชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านให้ หากไม่เปิด พนักงานจะมีชื่อในระบบแต่ล็อกอินเองไม่ได้ (ฝ่ายบุคคลลงเวลาแทน)

3.2 การจัดการข้อมูลพนักงานที่มีอยู่

เมื่อกดดูพนักงานรายคน ท่านทำเพิ่มได้ ได้แก่ อัปโหลดรูปถ่าย · แนบเอกสารประจำตัว และลบไฟล์ · จัดการลายเซ็น · กำหนดวันหยุดประจำ · เปิด-ปิดการใช้งานบัญชี

3.3 โครงสร้างองค์กร

เข้าเมนู "โครงสร้างองค์กร"

• เพิ่มแผนก กรอกชื่อแผนก และเลือก "แผนกแม่" หากต้องการทำแผนกย่อยซ้อนชั้น (เช่น ฝ่าย → แผนก → ทีม ไม่จำกัดชั้น)
• เพิ่มตำแหน่ง กรอกชื่อตำแหน่ง เลือกแผนก (หรือใช้ได้ทุกแผนกหากไม่ระบุ)
• ลบแผนกที่มีแผนกย่อยหรือมีพนักงานสังกัดไม่ได้ ต้องย้ายออกก่อน

3.4 ทรัพย์สินบริษัท

เข้าเมนู "ทรัพย์สินบริษัท" เพื่อบันทึกทรัพย์สินขององค์กรและติดตามการมอบ-คืน กด "เพิ่มทรัพย์สิน" แล้วกรอกตามตาราง

การมอบให้พนักงาน กด "มอบ" แล้วเลือกพนักงาน ระบุวันที่มอบ วันที่คาดว่าจะคืน และสภาพตอนมอบ พนักงานสามารถกด "รับทราบ" การรับมอบได้

การรับคืน เมื่อได้อุปกรณ์คืน กด "รับคืน" ระบุวันที่คืนและสภาพตอนคืน หากมีความเสียหาย สามารถระบุค่าความเสียหายและเลือกให้ หักจากเงินเดือน ได้

3.5 หนังสือเตือน

เข้าเมนู "หนังสือเตือน" เพื่อออกและจัดเก็บหนังสือตักเตือนพนักงานเป็นหลักฐานทางวินัย กด "ออกหนังสือเตือน" แล้วกรอกตามตาราง

พนักงานสามารถกด "รับทราบ" หนังสือเตือนเพื่อยืนยันการรับทราบได้

3.6 การนำเข้าข้อมูลด้วย Excel

เข้าเมนู "นำเข้าข้อมูล (Excel)" สำหรับเพิ่มข้อมูลจำนวนมาก

1. กด "ดาวน์โหลดแม่แบบ" เพื่อโหลดไฟล์ Excel ต้นแบบ
2. กรอกข้อมูลในไฟล์แล้วอัปโหลดกลับ
3. ระบบแสดง ตัวอย่าง (Preview) ให้ตรวจสอบความถูกต้อง
4. กด "ยืนยันการนำเข้า"

บทที่ 4 — การจัดกะและวันหยุด

การจัดกะมี 4 ส่วนที่ทำงานร่วมกัน โดยควรทำตามลำดับ คือ สร้างรูปแบบกะก่อน (4.3) แล้วจึง มอบหมายให้พนักงาน (4.2) หรือ จัดลงปฏิทิน (4.1) ส่วนวันหยุด (4.4) ตั้งแยกต่างหาก

4.1 ปฏิทินรอบการทำงาน (จัดตารางแบบระบายพู่กัน)

เข้าเมนู "ปฏิทินรอบการทำงาน" เพื่อจัดตารางเวรลงในปฏิทินรายเดือน

ขั้นที่ 1 เลือกกลุ่มที่จะจัด ด้านบนมีตัวเลือก "แผนก" และ "สาขา" และตัวเลือกเดือน (เช่น "เดือนนี้") เพื่อเลื่อนช่วงเวลา

ขั้นที่ 2 เลือกพู่กันแล้วระบาย แถบ "พู่กัน" ด้านบนมีรูปแบบให้เลือกก่อนระบาย

เลือกรูปแบบจากแถบพู่กัน แล้วแตะหรือ "ลากคลุม" ช่องวันของพนักงานในปฏิทิน การลากคลุมช่วยระบายหลายวันพร้อมกัน (มีตัวเลือก "ข้ามแผนก" หากต้องจัดข้ามแผนก)

ขั้นที่ 3 ปุ่มควบคุม

• ปุ่ม "ย้อนกลับ" ยกเลิกการระบายครั้งล่าสุด
• ปุ่ม "ล้าง" ล้างการระบายที่ยังไม่บันทึก
• ปุ่ม "บันทึก" ต้องกดเพื่อยืนยัน มิฉะนั้นการระบายจะหาย
• ปุ่ม "ตาราง" สลับดูแบบตารางรวมทั้งทีม
• ปุ่ม "พิมพ์" พิมพ์ตารางเวรออกเป็นเอกสาร

4.2 มอบหมายรอบการทำงาน

เข้าเมนู "มอบหมายรอบการทำงาน" เพื่อกำหนดว่าพนักงานแต่ละคนอยู่รอบ (กะ) ใด โดยเลือก พนักงาน และ รอบ ที่ต้องการ ระบบยังมีตัวเลือกแบบ "รายวัน" สำหรับกำหนดเฉพาะวัน และปุ่ม "ลบ" เพื่อยกเลิกการมอบหมาย เหมาะกับการตั้งกะประจำที่ไม่ต้องระบายทีละวัน

4.3 ตั้งค่ารอบการทำงาน (สร้างและแก้ไขกะ)

เข้าเมนู "ตั้งค่ารอบการทำงาน" เพื่อสร้างรูปแบบกะ ซึ่งต้องมีก่อนจึงจะนำไปมอบหมายหรือระบายได้ กด "เพิ่มกะ" แล้วกรอกตามตาราง

กด "บันทึก" เพื่อเก็บกะ ท่านสามารถกลับมา "แก้ไข" หรือ "ลบ" กะได้ภายหลัง

4.4 วันหยุดบริษัท

เข้าเมนู "วันหยุด" เพื่อกำหนดวันหยุดประจำปีของบริษัท กด "เพิ่ม" แล้วกรอกตามตาราง

กด "บันทึก" และสามารถ "แก้ไข" หรือ "ลบ" ได้ภายหลัง

ผลของการกำหนดวันหยุด ในวันหยุดที่ตั้งไว้ ระบบจะ ไม่นับเป็นขาดงาน และ ไม่ส่งการเตือนลงเวลา ให้พนักงาน หากมีพนักงานมาทำงานในวันหยุด การทำงานนั้นจะถูกคิดเป็นค่าตอบแทนวันหยุด (อัตรา 2 เท่า หรือ 3 เท่าหากเป็น OT)

บทที่ 5 — การตั้งค่าการลงเวลาและสถานที่

5.1 วิธีลงเวลา

เข้าเมนู "วิธีลงเวลา (QR/GPS)" เพื่อเลือกวิธีการลงเวลาที่ใช้ทั้งบริษัท มีปุ่มให้เลือกตั้งค่า

• ตั้งเป็น Hybrid (GPS + QR) — ใช้ได้ทั้งการยืนยันตำแหน่งและการสแกนคิวอาร์โค้ด (แนะนำ)
• ตั้งเป็น GPS — ใช้การยืนยันตำแหน่งอย่างเดียว
• ตั้งเป็น สแกน QR — ใช้การสแกนคิวอาร์โค้ดอย่างเดียว

ค่าที่ตั้งจะเป็นค่าเริ่มต้นสำหรับพนักงานทุกคน

5.2 เตือนลงเวลา

เข้าเมนู "เตือนลงเวลา" เพื่อตั้งการแจ้งเตือนพนักงานเมื่อลืมบันทึกเวลาเข้าหรือออกงาน กำหนดเวลาและข้อความเตือนได้ ระบบจะข้ามการเตือนในวันหยุดและวันลาให้โดยอัตโนมัติ

5.3 สถานที่ทำงาน

เข้าเมนู "สถานที่ทำงาน" เพื่อจัดการจุดลงเวลาหรือสาขา กด "เพิ่มสถานที่" แล้วกรอกตามตาราง

กด "บันทึก" ท่านสามารถ "แก้ไข" หรือ "ลบ" สถานที่ได้ภายหลัง พนักงานที่ลงเวลาจากนอกรัศมีของสถานที่จะถูกทำเครื่องหมายว่าอยู่นอกพื้นที่

บทที่ 6 — การคำนวณเงินเดือน (ทีละปุ่ม)

6.1 ขั้นตอนการทำเงินเดือน

เข้าเมนู "เงินเดือน" แล้วดำเนินการตามลำดับ

1. กด "สร้างรอบจ่าย" (หากยังไม่เคยมี จะเป็นปุ่ม "สร้างรอบแรก") เลือกบริษัทและเดือน
2. กด "เปิด" ที่รอบนั้นเพื่อเข้าไปจัดการ
3. กด "สร้างสลิป" ระบบคำนวณเงินเดือนพนักงานทุกคนอัตโนมัติ (หากต้องคำนวณใหม่ กด "สร้างสลิปใหม่")
4. ตรวจสอบสลิปรายคน ดูยอด เงินได้ ปกส. ภาษี และยอดสุทธิของแต่ละคน
5. หากต้องปรับ ใช้ ปรับปรุงรายการ เพิ่มหรือหักเงินพิเศษเป็นรายคน
6. เมื่อตรวจครบแล้ว กด "ปิดงวด" เพื่อล็อกข้อมูล (แก้ไขไม่ได้อีก จึงต้องตรวจให้ครบก่อน)
7. กด "จ่ายเงิน" เพื่อบันทึกการจ่าย

6.2 การส่งออกไฟล์และเอกสาร

ในหน้ารอบเงินเดือน มีปุ่มส่งออก ได้แก่

• ไฟล์สำหรับ โอนเงินผ่านธนาคาร
• ภ.ง.ด.1 (CSV) สำหรับนำส่งภาษีรายเดือน
• ข้อมูลนำส่ง ประกันสังคม (ปกส.)

6.3 หลักการคำนวณ (สรุป)

• ประกันสังคม = min(max(ค่าจ้าง, 1650), 17500) × 5% สูงสุด 875 บาท
• ภาษี คิดจากเงินได้ทั้งปีตามขั้นบันได แล้วหารด้วยงวดจริง
• โบนัส ใช้วิธีสรรพากร วิธี 2.5 (คิดส่วนเพิ่ม ไม่ใช่คูณ 12)
• หักลา/ขาด = (เงินเดือน ÷ ตัวหาร) × วัน (ตัวหารมาตรฐาน 30)
• หักมาสาย/ครึ่งวัน/ขาด = จำนวนครั้ง × ค่าปรับต่อครั้ง (เฉพาะที่ยืนยันแล้ว และเปิดสวิตช์บริษัท)

(รายละเอียดเต็มพร้อมตัวอย่าง ดูที่ "คู่มือการคำนวณเงินเดือน")

6.4 เบี้ยเลี้ยงและเงินเพิ่ม

เข้าเมนู "เบี้ยเลี้ยงและเงินเพิ่ม" เพื่อกำหนดเงินได้ที่จ่ายเพิ่มจากเงินเดือน กด "เพิ่มรายการ" แล้วกรอกตามตาราง

เบี้ยเลี้ยงที่จ่ายประจำและตั้งเป็น "ต้องเสียภาษี" จะถูกนำไปรวมเป็นฐานภาษีทั้งปี (คูณ 12) ด้วย

6.5 การเบิกล่วงหน้าและเงินกู้

เข้าเมนู "เบิกล่วงหน้าและเงินกู้" ซึ่งมีสองส่วนแยกกัน

การเบิกล่วงหน้า กด "เพิ่มคำขอ" แล้วกรอก พนักงาน (จำเป็น) · จำนวนเงิน (จำเป็น) · วันที่ขอ (จำเป็น) · เหตุผล (ไม่จำเป็น) จากนั้นกด "อนุมัติ" หรือ "ปฏิเสธ" ยอดที่อนุมัติจะถูกหักคืนในรอบเงินเดือน

เงินกู้ จัดการแยกจากการเบิกล่วงหน้า บันทึกยอดเงินกู้และเงื่อนไขการผ่อน ระบบจะทยอยหักคืนในแต่ละรอบ

ทั้งการเบิกล่วงหน้าและเงินกู้ ระบบจะหักได้ไม่เกินยอดที่เหลือหลังหักรายการอื่น เพื่อไม่ให้เงินสุทธิติดลบ หากหักไม่หมดจะยกยอดไปงวดถัดไป

6.6 การตั้งค่าเงินเดือน

เข้าเมนู "ตั้งค่าเงินเดือน / หักขาด-ลา" เพื่อกำหนดกฎการคำนวณให้ตรงกับนโยบายบริษัท (ตั้งครั้งเดียว ใช้กับทุกรอบ)

การตั้งเกณฑ์มาสายและครึ่งวันนี้ จะทำงานร่วมกับ "สวิตช์หักเงิน" ในการหักค่าปรับ (ดูบทที่ 6.3) และจะมีผลเมื่อฝ่ายบุคคลยืนยันการลงเวลาแล้วเท่านั้น

6.7 อัตรา OT / วันหยุด

เข้าเมนู "อัตรา OT / วันหยุด" เพื่อกำหนดตัวคูณค่าตอบแทน โดยค่ามาตรฐานตามกฎหมายแรงงานคือ

ปรับตัวเลขได้ตามนโยบายบริษัท ค่านี้จะถูกใช้คำนวณค่า OT อัตโนมัติเมื่อคำขอ OT ได้รับอนุมัติ

บทที่ 7 — งานภาษีหัก ณ ที่จ่าย

7.1 หนังสือรับรองและแบบภาษี

เข้าเมนู "หนังสือรับรอง 50 ทวิ + ภ.ง.ด.1ก"

• ออก 50 ทวิ รายคน พร้อมดาวน์โหลด PDF
• ออกหลายคนพร้อมกัน ในไฟล์เดียว (Bulk PDF)
• ออก ภ.ง.ด.1ก สรุปการหักภาษีเงินเดือนประจำปี

ก่อนออกเอกสาร ต้องกรอกเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของบริษัทและตั้งลายเซ็นผู้มีอำนาจลงนามก่อน และแนะนำให้ตรวจสอบกับผู้ทำบัญชีก่อนยื่นจริง

7.2 การตรวจลดหย่อนภาษี

เข้าเมนู "ตรวจลดหย่อนภาษี" ตรวจสอบข้อมูลค่าลดหย่อนที่พนักงานกรอกเข้ามา กด "อนุมัติ" หากถูกต้อง หรือ "ปฏิเสธ" หากไม่ถูกต้อง เพื่อให้การคำนวณภาษีของพนักงานถูกต้อง

บทที่ 8 — รายงาน

ระบบมีรายงาน 3 แบบ แต่ละแบบมีตัวกรองและการส่งออกของตัวเอง

8.1 รายงาน (สรุปการทำงานและเงินเดือน)

เข้าเมนู "รายงาน" เลือกเงื่อนไขก่อนแสดงผล

• แบบรายงาน เลือก รายเดือน หรือ ตามรอบจ่าย (ตัดรอบ)
• ปี เลือกแสดง ตามปี ค.ศ. หรือ ตามปี พ.ศ.
• กด "ดาวน์โหลด" หรือ "ส่งออก" เพื่อบันทึกเป็นไฟล์

8.2 รายงานรวม (แบบหลายมิติ)

เข้าเมนู "รายงานรวม" เป็นรายงานที่ปรับแต่งได้ละเอียดที่สุด กรอกเงื่อนไขแล้วกด "แสดงรายงาน"

หัวหน้าแผนกที่เปิดรายงานนี้จะเห็นเฉพาะข้อมูลในแผนกของตนเอง ฝ่ายบุคคลและเจ้าของเห็นทุกแผนก และมีปุ่มส่งออกเป็นไฟล์

8.3 รายงานการอนุมัติ

เข้าเมนู "รายงานการอนุมัติ" แสดงประวัติการอนุมัติหรือปฏิเสธคำขอทั้งหมด กรองได้ตาม ช่วงวันที่ (ตั้งแต่-ถึง) · ประเภทคำขอ · ผู้อนุมัติ · พนักงาน · สถานะ ตารางแสดง รายละเอียด วันที่ และหมายเหตุ พร้อมปุ่มส่งออก เหมาะสำหรับการตรวจสอบย้อนหลังว่าใครอนุมัติอะไรเมื่อใด

บทที่ 9 — การสื่อสารและการแจ้งเตือน

9.1 ระบบแชท

เข้าเมนู "แชท" เพื่อสื่อสารกับพนักงานภายในระบบ ทำได้ดังนี้

• สนทนาส่วนตัว เลือกพนักงานเพื่อคุยแบบตัวต่อตัว
• สร้างกลุ่ม ตั้งห้องสนทนากลุ่มสำหรับทีมหรือแผนก
• ส่งข้อความและแนบไฟล์ พิมพ์ข้อความหรือแนบไฟล์เอกสาร/รูปภาพ
• สร้างโพล ตั้งคำถามให้สมาชิกในห้องโหวต เหมาะกับการสำรวจความเห็นหรือนัดหมาย

9.2 การแจ้งเตือน

กด ไอคอนกระดิ่ง เพื่อเปิดศูนย์การแจ้งเตือน ท่านสามารถ

• อ่านและทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้ว การแจ้งเตือนแต่ละรายการ
• ลบ การแจ้งเตือนที่ไม่ต้องการ
• ตั้งค่า เลือกว่าต้องการรับการแจ้งเตือนเรื่องใดบ้าง แล้วกด "บันทึก"
• เปิดการแจ้งเตือนแบบ Push เพื่อให้ระบบส่งแจ้งเตือนเข้าโทรศัพท์แม้ไม่ได้เปิดแอป (เช่น มีคำขอใหม่รออนุมัติ)

บทที่ 10 — คำถามที่พบบ่อย

ทำไมพนักงานขาดงานแล้วเงินไม่ถูกหักอัตโนมัติ ระบบให้ฝ่ายบุคคลยืนยันก่อนเพื่อป้องกันการหักผิด รายการมีผลเมื่อกดยืนยันในหน้าตรวจสอบการลงเวลา

ปิดงวดแล้วแก้ไขได้ไหม ไม่ได้ เป็นการล็อกถาวร ตรวจให้ครบก่อนปิด

โบนัสถูกหักภาษีสูงผิดปกติหรือไม่ ไม่ ระบบใช้วิธีของกรมสรรพากรที่เฉลี่ยทั้งปี

แบ่งจ่ายเงินเดือนหลายบัญชีได้ไหม ได้ ระบบรองรับและสร้างไฟล์โอนเงินให้